随着科技的发展，文件的管理慢慢开始朝着脱离人的方向发展，面对数量庞大的档案，管理起来历来都是人们一大头疼的问题，人们总是希望在需要一份资料的时候，能快速的查找到它，但在档案管理馆、企事业单位档案管理处，经常可以看到管理人员为找到需要的资料焦急而忙碌。长久以来这个问题一直使档案资料管理人员费劲了脑筋。目前国内档案馆主要运用档号和条形码标记形式用于内部的排架和定位。在实物档案的物流过程中，起着重要作用的是档号和条形码。传统的档案管理方式存在档案数量冗余、查询、盘点困难、处理时间长等低效率现象，而信息技术手段的应用则是解决问题的关键。RFID技术的引入将彻底改变人们对档案管理活动的认识。

通过对当前档案管理中存在的问题进行分析，深圳市上方科技有限公司设计出一套基于RFID技术的档案管理自动化系统，并就该系统的功能模块架构与管理业务流程进行阐述，以期在档案自动化、智能化管理方面做出有改善。

采用无线射频技术实现物资的管理，主要是源于RFID得天独厚的优势：

1、非接触式数据采集。RFID技术极大地增强了管理者对库区存储物品的信息收集、交换与跟踪能力。管理者无需打开档案盒，只需将粘有RFID标签的档案盒在阅读器前经过，就可以在电脑屏幕上显示出盒内档案的具体名目、数量、档案摘要等信息，缩减了管理者的作业环节，提高了作业效率，从而有助于管理者实施库存档案的动态化管理。

2、快速扫描，且一次性数据处理量大。RFID读写器可以同时从多个射频标签中快速读取包括货位信息、档案内容摘要信息等多项相关数据信息。如一些读写器可以每秒读取200个标签的数据，这比传统扫描方式要快超过100倍。

3、标签信息容量大，使用寿命长，可重复使用。和传统的条形码、磁卡等数据存储介质相比，RFID标签可存储的数据量大大增加，可达1K甚至更大的容量；标签的内容可以反复被擦写,而不会损害标签的功能，从而可实现标签的重复使用。

4、安全性高。标签的数据存取具有密码保护，识别码独一无二，无法仿造，这种高度安全性的保护措施使得标签上的数据不易被伪造和篡改。

5、抗污染性能强和耐久性，传统条形码的载体是纸张，因此容易受到污染，但 RFID对水、油和化学药品等物质具有很强抵抗性。此外，由于条形码是附于塑料袋或外包装纸箱上，所以特别容易受到折损； RFID卷标是将数据存在芯片中，因此可以免受污损。

6、体积小型化、形状多样化，RFID在读取上并不受尺寸大小与形状限制，不需为了读取精确度而配合纸张的固定尺寸和印刷品质。此外， RFID标签更可往小型化与多样形态发展，以应用于不同档案。

7、可重复使用，现今的条形码印刷上去之后就无法更改， RFID标签则可以重复地新增、修改、删除RFID卷标内储存的数据，方便信息的更新。

8、穿透性和无屏障阅读，在被覆盖的情况下， RFID能够穿透纸张、木材和塑料等非金属或非透明的材质，并能够进行穿透性通信。而条形码扫描机必须在近距离而且没有物体阻挡的情况下，才可以辨读条形码

9、标签具有EAS防盗功能，配合门型通道天线，可以很好的防止档案丢失，实现非法取走报警功能

档案管理现状分析
（一）、档案编目流程繁琐低效、整理时间冗长

（二）、档案存放次序较易被打乱

（三）、档案查阅耗时长

（四）、档案的盘点操作不科学

（五）、对失效档案的管理滞后

方案设计

设计思路：每一份档案一张RFID电子标签进行跟踪，档案柜用RFID天线进行定位跟踪，读写器采用16通道或者32通道读写器进行数据采集，档案门口用RFID读写器+天线或者直接采用RFID通道门进行进出统计和防盗。

档案柜改装设计思路

档案室门口加装设计

投资效益分析

l  由于系统的自动化管理，可大大节省人力成本；

l  系统的数据采集功能可以缩短盘点时间的99%，大大降低时间成本；

l  采用RFID系统使得档案馆的管理水平大大提高，提升行业内的影响力；

l  提升档案的实时管理性；

l  采用信息化机械管理，减少了人为因素的影响，提高档案的保密性；

l  能准确定位出档案所处的位置，实现了档案管理的可视化，信息化。

l  查找时间大大所短，对于位置错乱的档案能及时处理，大大缩短人工查找周期。